Was sind die GoBD?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie gelten auch für digital erfasste Arbeitszeiten, sofern diese steuerlich relevant sind.
Kernanforderungen
- Unveränderbarkeit: einmal erfasste Daten dürfen nicht spurlos geändert werden.
- Nachvollziehbarkeit & Vollständigkeit: lückenlose, zeitgerechte Erfassung.
- Ordnung und Aufbewahrung über die gesetzliche Frist.
- Verfahrensdokumentation des eingesetzten Systems.
Warum Excel & Papier problematisch sind
Excel-Tabellen und Papierzettel lassen sich unbemerkt ändern und erfüllen die Unveränderbarkeit meist nicht. Bei einer Betriebsprüfung oder FKS-Kontrolle kann das zu Beanstandungen führen.
So erfüllt EmployGuard die GoBD
- Revisionssicherer Audit-Trail mit Zeitstempel je Erfassung.
- Korrekturen werden protokolliert statt still überschrieben.
- Fristgerechte Aufbewahrung und Zoll-fertiger Export.
Häufige Fragen
Gilt die GoBD auch für die Zeiterfassung?
Ja, soweit die Aufzeichnungen steuerlich relevant sind (z. B. als Grundlage für Löhne). Die Grundsätze der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gelten entsprechend.
Ist eine Excel-Tabelle GoBD-konform?
In der Regel nicht, da sie nachträglich unbemerkt geändert werden kann. Eine revisionssichere Softwarelösung ist vorzuziehen.
Wie lange muss ich Zeitaufzeichnungen aufbewahren?
Je nach Zweck 2 Jahre (MiLoG) bis mehrere Jahre steuerlich. EmployGuard bewahrt die Nachweise fristgerecht auf.